KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSÓB POSIADAJĄCYCH TYTUŁ PRAWNY DO LOKALU W ZASOBACH SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ „ŚNIEŻKA” W TARNOWIE
RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)), (Dz. Urz. UE L 119, z 4.5.2016, s.1, z późn. zm.)
Administratorem Państwa danych osobowych jest SPÓŁDZIELNIA MIESZKANIOWA „ŚNIEŻKA” z siedzibą w Tarnowie, ul. Romanowicza 38, 33-100 Tarnów, reprezentowana przez Zarząd.
DLACZEGO I JAK PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?
Z chwilą nabycia lokalu pozostającego w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Śnieżka” pozyskujemy od Państwa dane osobowe. Są to m.in.:
- Imiona i nazwisko,
- Adres i rodzaj lokalu w zasobach Spółdzielni, do którego przysługuje lub będzie przysługiwało Państwu prawo,
- Miejsce zamieszkania oraz adres do korespondencji,
- PESEL,
- Imiona i nazwiska oraz daty urodzenia osób zamieszkujących lub korzystających z lokalu (spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego/użytkowego; odrębna nieruchomość),
- Numer telefonu kontaktowego oraz ewentualnie adres e-mail.
Dodatkowo, jeśli dokonują Państwo opłat za pośrednictwem np. banku, instytucji płatniczej informujemy, że wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty – dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia czy dokonali Państwo poprawnej wpłaty.
Podanie danych jest wymogiem ustawowym (w przypadku Członków Spółdzielni) oraz wymogiem statutowym (w przypadku osób nieposiadających członkostwa w Spółdzielni) i jest niezbędne w celu:
- realizacji wzajemnych zobowiązań wynikających z faktu posiadania przez Państwa tytułu prawnego do lokalu zlokalizowanego w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Śnieżka” wynikających z Prawa Spółdzielczego, Ustawy o Spółdzielniach Mieszkaniowych oraz obowiązującego Statutu Spółdzielni i regulaminów wprowadzonych na jego podstawie tj. między innymi:
- dokonywania naliczeń opłat i ich rozliczeń na lokal, a także wystawiania i przechowywania faktur,
- sprawdzania dokonywanych przez Państwa wpłat,
- rozliczeń mediów,
- ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń (m. in. działania windykacyjne; zawiadamianie właściwych organów),
- informowania o obowiązujących właściciela regulaminach użytkowania mieszkania, przestrzegania porządku domowego itp.,
- do celów kontaktowych wyłącznie w kwestiach związanych z posiadaniem przez Państwa tytułu prawnego do lokalu pozostającego w zasobach Spółdzielni,
- prowadzenia korespondencji w sprawie pytań, wniosków, skarg,
- zapewnienie bezpieczeństwa w nieruchomościach zgodnie z Prawem Budowlanym (m. in. wykonywania i przygotowania protokołów dotyczących przeglądów elektrycznych, gazowych, kominiarskich, ogólnobudowlanych, UDT),
- w celu historycznego odtworzenia zdarzeń związanych z posiadaniem tytułu prawnego do lokalu.
Państwa dane są nam niezbędne do:
- zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 b RODO),
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na SM „Śnieżka” (art. 6 ust. 1 c RODO),
- ochrony Państwa żywotnych interesów (art. 6 ust. 1 d RODO),
- realizacji prawnie uzasadnionych interesów SM „Śnieżka” (art. 6 ust. 1 f RODO),
Przetwarzanie w innych celach odbywać się będzie na zasadzie zgody (art. 6 ust. 1 a RODO). W tym wypadku przysługuje Państwu prawo do wycofania udzielonej zgody w każdej chwili.
Okres przechowywania danych
- Dane osobowe zawarte w aktach lokalu będą przechowywane bezterminowo w celach archiwalnych i statystycznych na mocy 89 RODO.
- Dane osobowe zawarte w protokołach z przeglądów oraz wnioskach i zgodach na wykonanie remontów stanowią integralną część dokumentacji budynku i będą przechowywane bezterminowo (przez okres istnienia budynku) zgodnie z art. 63 Ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo Budowlane, w celach archiwalnych na mocy art. 89 RODO.
- Dane osobowe zawarte na drukach opłat za lokale oraz fakturach VAT przechowywane będą 6 lat.
- Dane osobowe zawarte w raportach kasowych oraz wyciągach bankowych przechowywane będą 11 lat.
- Dane osobowe wskazane w postępowaniu windykacyjnym, w ramach których Spółdzielnia uzyskała prawomocne orzeczenie Sądu będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa do momentu przedawnienia.
- Dane osobowe wskazane w postępowaniu windykacyjnym, w którym nie doszło do wniesienia pozwu o zapłatę do Sądu, będą przechowywane przez 6 lat od momentu spłaty zadłużenia.
KOMU PRZEKAZUJEMY PAŃSTWA DANE?
Dane osobowe mogą być udostępniane odbiorcom na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (obsługa prawna, hosting strony internetowej oraz serwisu dostępu do informacji dla członków spółdzielni). Ponadto w zakresie danych kontaktowych są to między innymi:
- firmy zajmujące się konserwacją i obsługą techniczną budynków i mieszkań,
- firmy wykonujące przeglądy mieszkań: budowlane, przeglądy kominiarskie, przeglądy instalacji elektrycznych i gazowych,
- firmy zajmujące się utrzymaniem instalacji: centralnego ogrzewania, wody zimnej, centralnej ciepłej wody, gazowych, elektrycznych, teletechnicznych, domofonowych,
- firmy zajmujące się odczytem wodomierzy, odczytem podzielników ciepła i rozliczaniem kosztów dostawy ciepła,)
Dane osobowe będą udostępniane również innym podmiotom wyłącznie na podstawie przepisów prawa (np. Sąd, Komornicy, Urząd Miasta, Policja, MOPS) oraz osobom fizycznym w celu wypełnienia ich prawnie usprawiedliwionych interesów po dokonaniu szczegółowej analizy (np. dochodzenie roszczeń)
Informujemy, że nie przekazujemy Państwa danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
JAKIE PRAWA PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH?
- Prawo do sprostowania danych – czyli poprawienia danych osobowych, gdy są one błędne, uległy zmianie lub zdezaktualizowały się.
- Prawo do częściowego lub całkowitego usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – czyli usunięcia danych, które przetwarzane są bez uzasadnionych podstaw prawnych.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – czyli ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania.
- Prawo dostępu do danych – czyli uzyskania informacji o celu i sposobie przetwarzania Państwa danych osobowych oraz kopii danych
- Prawo do przenoszenia danych – czyli uzyskania swoich danych osobowych, które nam przekazaliście lub wskazania innego administratora, któremu powinniśmy je przekazać, o ile będzie to technicznie możliwe.
- Prawo do sprzeciwu – mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych. Jest to uzależnione od przepisów prawa, w szczególnych sytuacjach, jeśli przetwarzamy dane w prawnie uzasadnionym interesie. Zaprzestaniemy przetwarzania danych w tych celach, o ile nie będą istniały inne, przeważające prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.
- Prawo do wycofania zgody – mogą Państwo w dowolnej chwili wycofać każdą zgodę, którą Państwo wyrazili. Od złożenia takiej dyspozycji nie będziemy już przetwarzać danych we wskazanym przez Państwa celu.
Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, jeśli uznacie Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.
Zapewniamy Państwa, że w swoim postępowaniu kierujemy się przepisami prawa regulującymi zasady ochrony danych osobowych. Przyjęte rozwiązania dotyczące ochrony danych osobowych stosowane w naszej Spółdzielni odpowiadają standardom bezpieczeństwa informacji.
